Toda organización con años de establecida experimenta el reto de actualizar sus procesos de negocio para hacerlos más ágiles y costo-efectivos. A ese reto tenemos que añadirle el de cómo incorporar las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y las Tecnologías de Aprendizaje y Conocimiento (TAC) para que esos procesos sean todavía más eficientes y rápidos. El reto no se limita a qué tecnologías seleccionar y qué presupuesto asignarle; incluye también dimensiones de capacitación y de cambio de cultura organizacional para estimular la adopción de nuevos procesos y sistemas. Una tercera dimensión de dificultad se deriva de que estos retos deben ser manejados en forma colegiada por los líderes del negocio, los directivos de sistemas de información y los oficiales de recursos humanos y de cumplimiento. Se requiere acción concertada para lograr que estos tres grupos colaboren en este proceso de reflexión y rediseño. En su conjunto, estos retos apuntan al tema de la transformación digital de la organización.

 

La infografía que acompaña este escrito representa nuestra propuesta de cómo manejar adecuadamente el ciclo de inversión para proyectos de transformación digital (TD). El primer paso es identificar los procesos de negocio esenciales de la organización y valorar en qué medida su TD generará ventajas competitivas a la organización. De esa manera, podemos justificar la inversión de tiempo y esfuerzo. Luego debemos analizar en detalle los fundamentos para automatizar el proceso. Hay que proyectar lo que se gana con ello en términos de reducción de errores, tiempo de ejecución, economías operacionales y demás. No olvidemos que, en ese camino, hay que tomar en cuenta normativas internas de la organización e incluso de entidades reglamentadoras o legales que limiten las actividades de automatización. A nivel interno resulta más fácil sustituir un formulario en papel por uno electrónico y una firma en tinta por una computadorizada. Con entidades externas resulta más complejo, pero no debe descartarse. ¡Hay que promover la TD de todas las entidades con las que interactuamos! Ante todo, debemos promover la superación de la cultura de papel que tanto limita nuestra productividad y comprometernos con un plan de TD.

 

 

Para mayor efectividad, los procesos de TD no deben limitarse a la adquisición de una herramienta. Más bien, debemos seleccionar un ecosistema de tecnologías que ayuden a impactar positivamente la TD de múltiples procesos de comunicación y de gestión en la organización. Más allá de eso, debemos entender que las TIC y las TAC (escribiremos de la distinción entre ambas en un próximo post) son puestas a la disposición de los usuarios y que por lo tanto ellos deben apoderarse de su proceso de aprendizaje y de aplicación de los sistemas a sus procesos de negocio. Por eso debemos involucrar a los usuarios en los procesos de selección, diseño, ejecución, implementación piloto y evaluación del éxito o deficiencias de la iniciativa. Es a través de esa colaboración con los usuarios que lograremos reducir la resistencia y aumentar la adopción de las TIC/TAC en la organización.

 

Finalmente, entendamos que los procesos de TD consisten de muchos esfuerzos de pruebas, fallas y pivotes. Debemos esmerarnos para que las iniciativas sean exitosas desde el inicio, mas no temamos a reconocer que una iniciativa no funcionó tal y como se diseñó inicialmente. Más bien reconozcamos las deficiencias rápidamente y hagamos un pivote para corregir las deficiencias o implementar una solución sustitutiva. Así reducimos el costo del error y los niveles de frustración de los usuarios. Midamos resultados, calculemos el retorno de inversión, comuniquemos nuestros éxitos y continuemos transformando digitalmente otros procesos en la organización.

 

¿Tienes alguna duda o interés en desarrollar un proyecto de TD en tu organización? ¡Hablemos! 

 

-Eliut D Flores-Caraballo, PhD
Director Unidad de Negocio de Transformación Digital
Integration Technologies Corp

 

Ver Archivo Adjunto: Infografia_Inversión_Transformación_Digital_Intech_20180301.pdf

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